Erstellung der Projektcharta für die Einführung von Anwendungssoftware

Die Projektcharta (auch Projektauftrag) wird von dem Projekt-Initiator oder Auftraggeber herausgegeben und begründet förmlich das Projekt. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein wohldefinierter Projektstart und Projektgrenzen, eine Urkunde für das Projekt, die jedem Mitarbeiter schnell Orientierung bietet und eine direkte Methode mit der das gehobene Management das Projekt formal akzeptieren und sich darauf verpflichten kann.
Die Projektcharta beschreibt die Unternehmensbedürfnisse, Annahmen, Einschränkungen, das Verständnis der Kundenbedürfnisse, grobe Anforderungen, und das das Ergebnis, das das Projekt erzielen möchte. Ebenso werden Risiken ermittelt und Meilensteine und Budget festgelegt.

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Das Vorgehen

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Vor dem Projekt erstellen wir eine Schnellanalyse zu Projekt und Unternehmen, z.B. Lieferanten im Projekt, wichtige Stakeholder, relevante Compliance Regeln, Unternehmenstyp.
2
Mit Hilfe der Informationen aus der Schnellanalyse identifizieren wir die Teilnehmer für die zwei Termine á je 4h. Am ersten Tag treffen sich die internen Teilnehmer, am zweiten Tag kommen zusätzlich wichtige Mitarbeiter der Lieferanten in diesem Projekt hinzu. Abstimmen und Reservieren der Termine.
3
In den zwei Terminen á je 4h werden die Inhalte der Projektcharta unter unserer Moderation erarbeitet. Anschliessend erstellen wir daraus eine vorläufige Projektcharta.
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Die vorläufige Projektcharta wird kurzfristig unter den Teilnehmern verteilt, und die Teilnehmer haben die Möglichkeit zur Prüfung und Rückmeldung. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe und Übergabe.
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Das Projektmarketing macht die Projektcharta bei Projektbeteiligten und Betroffenen bekannt.

Die Phasen 1-4 lassen sich in einer Woche durchführen, Punkt 5 gehört schon zur Umsetzung des Projektes. Damit lässt sich die Projektcharta gut zwischen der Entscheidung für das Projekt und dem Beginn der Umsetzung erstellen.

Folgende drei Regeln für die Zusammenarbeit helfen diesen Zeitrahmen einzuhalten:

• „Wer da ist, ist da. Wer nicht da ist, stimmt zu.“

• „Die Zeit läuft, und wir springen nicht zurück.“ 

• „Keine Rückmeldung ist Zustimmung.“